ビジネスの現場で欠かせない議事録。その作成に時間がかかり、重要なポイントを見逃してしまうことはありませんか？今回は、ChatGPTを活用して効率的に議事録を作成する方法をご紹介します。50代の皆さまにも簡単に取り入れていただける内容ですので、ぜひ最後までお読みください。
ChatGPTを使った議事録作成のメリット
ChatGPTを使って議事録を作成することには、いくつかの大きなメリットがあります。まず、時間の大幅な節約が可能です。会議の内容を要約し、重要なポイントを抽出する作業をChatGPTが行ってくれるため、従来の方法と比べて作成時間を短縮できます。また、人間が聞き逃してしまいがちな細かな情報も漏らさずキャッチできるため、より正確で包括的な議事録が作成できます。さらに、一貫した文章スタイルで記録されるため、読みやすく整理された議事録が完成します。
便利な文字起こし機能：Microsoft TeamsとZoom
ChatGPTを使って議事録を作成する前に、会議の内容を文字に起こす必要があります。ここで便利なのが、Microsoft TeamsやZoomに搭載されている文字起こし機能です。これらのツールは、多くの企業ですでに導入されているため、新たなソフトウェアを導入する必要がありません。
Microsoft Teamsでは、会議中にリアルタイムで文字起こしが行われ、会議終了後にテキストファイルとしてダウンロードできます。日本語にも対応しており、話者の区別も可能です。
Zoomも同様に、クラウド録画機能を使用すると自動で文字起こしが行われます。英語以外の言語でも利用可能で、文字起こしされたテキストは検索可能な形式で保存されます。
これらの機能を活用することで、手作業での文字起こしの手間を大幅に省くことができます。
ChatGPTの使い方：基本的な手順
ChatGPTを使って議事録を作成する基本的な手順は以下の通りです。
- OpenAIのウェブサイトにアクセスしてChatGPTを開きます。
2. TeamsやZoomで文字起こしした会議の内容をChatGPTに入力します。その際、「この会議の内容を要約し、重要なポイントを箇条書きにして議事録を作成してください」といった指示を加えると良いでしょう。
3. ChatGPTが生成した議事録の内容を確認し、必要に応じて追加の指示や修正を行います。最後に、完成した議事録を保存またはコピーして、必要な場所に貼り付けます。
効果的な指示の出し方
ChatGPTからより質の高い議事録を得るためには、効果的な指示の出し方（プロンプト）がポイントです。例えば、「会議の目的」「参加者」「主な議題」「決定事項」「次回のアクション項目」といった具体的な項目を指定すると、構造化された議事録が作成されます。また、「300字程度で要約してください」のように文字数を指定したり、「ビジネス文書として適切な丁寧な表現を使用してください」といった文体の指定を行うことも効果的です。さらに、特定の専門用語や略語についての説明を求めることで、より分かりやすい議事録になります。
注意点と改善のコツ
ChatGPTを使う際の注意点として、生成された内容の確認は必ず人間が行うことが重要です。AIが誤釈や不適切な要約をしている可能性もあるため、元の会議内容と照らし合わせて確認しましょう。また、機密情報や個人情報が含まれている場合は、それらを入力する前に十分注意が必要です。改善のコツとしては、ChatGPTの出力結果を見て、さらに「この部分をもう少し詳しく説明してください」といった追加の指示を出すことで、より充実した内容にできます。また、定期的に開催される会議の場合は、過去の議事録をもとに「前回の会議からの進捗状況」といった項目を追加するよう指示すると、より有用な議事録になるでしょう。
活用の幅を広げるためのアイデア
ChatGPTを使った議事録作成に慣れてきたら、さらに活用の幅を広げてみましょう。例えば、議事録をもとに「次回会議のアジェンダ案」を作成してもらうことができます。また、「この議事録の内容を社内メールで共有するための文面を作成してください」と指示すれば、情報共有の手間も省けます。さらに、英語での会議の場合、日本語に翻訳しながら要約するよう指示することで、言語の壁を越えた効率的な情報共有が可能になります。このように、ChatGPTの能力を活かすことで、議事録作成だけでなく、関連する業務の効率化にもつながります。
まとめ
ChatGPTを活用した議事録作成は、50代のビジネスパーソンにとって、作業効率を大幅に向上させる強力なツールとなります。Microsoft TeamsやZoomの文字起こし機能と組み合わせることで、さらに効率的な作業が可能になります。適切な準備と指示の出し方を身につけることで、より質の高い議事録を短時間で作成できるようになります。ただし、AIはあくまでもサポートツールであり、最終的な確認と調整は人間が行うことが重要です。ChatGPTの活用に慣れてくれば、議事録作成以外の業務にも応用できる可能性が広がります。ぜひ、この新しいテクノロジーを積極的に取り入れ、より効率的で生産性の高い働き方を実現してください。
